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檔案分類要注意詳細劃分來規(guī)避不利影響
檔案進行分類時，通常要求按照產(chǎn)品型號、設(shè)備型號、項目編號等進行子類的劃分，項目檔案整理公司，并根據(jù)子類進行整理組成案卷，但在具體整理工作中，時常出現(xiàn)部分文件無法歸屬于哪個具體的型號或項目的情況，或者文件與幾個型號或項目都存在著一定的關(guān)聯(lián)性，這會加大檔案組卷難度。檔案資料的利用價值，即使屬于同一產(chǎn)品、同一設(shè)備或同一項目也有所區(qū)別，同時也會影響檔案資料的保管期限，但在實際整理過程中，檔案組卷后，項目檔案整理，通常會將這些不同保管期限的檔案集中管理，并進行裝訂固化，不僅不利于后期檢索利用，同時也對后期檔案價值鑒定工作的有序開展造成阻礙。且在檔案整理工作中，項目檔案整理服務(wù)，檔案信息著錄通常以案卷為著錄單位，而未對該卷的每份檔案信息逐一進行著錄，這樣會導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容不夠明確，對后期檔案信息的開發(fā)利用造成不利影響。
檔案的歷史考證具有相當(dāng)大的實用價值
立檔單位和全宗歷史考證，對檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學(xué)地組織檔案整理工作的依據(jù)。如對該全宗及其各個部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，項目檔案整理方案，均應(yīng)在研究全宗材料實際情況的基礎(chǔ)上確定。較為詳細的歷史考證，不僅是檔案整理的整個過程中一種必要的參考材料，它對判定文件所屬全宗，考證文件日期等，也都有輔助作用，而且對日后進行檔案價值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證，實際上是一種頗有實用價值的工具書。
檔案整理首先要保持歷史聯(lián)系的關(guān)聯(lián)性
某些檔案材料由于保存的時間較長，其自身和檔案整理體系都會發(fā)生某些變化，也要對其進行相應(yīng)的調(diào)整。對零散文件的整理，且對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗類檔案的分類。整理工作的基本原則是大方向的整理，首先就是必須保持文件之間真實歷史的聯(lián)系，而文件之間歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成、時間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。因此我們這個原則，首先要保持文件之間這種歷史聯(lián)系以及各個方面的關(guān)聯(lián)性。
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